Eine exakte Analyse der Ressourcenauslastung im Rahmen eines Projekts ist unerlässlich um festzustellen,
zu wieviel Prozent welche Ressource an welchen Vorgängen beteiligt ist.
Nur so können Abweichungen von den Ressourcen rechtzeitig erkannt werden,
die vor einem Projektstart für jeden Einzelschritt des Gesamtprojekts festgelegt worden sind.
Ressourcen können dabei Mitarbeiter, externe Personen, Material oder auch einfach nur Werkzeuge oder "Dinge" sein,
die allerdings nur in endlicher Zahl zur Verfügung stehen.

Mit dem von der Staware GmbH entwickelten Planungstool können Projektleiter Arbeitszeiten, Urlaub oder Termine
während der Planungsphase berücksichtigen, wobei hier ein Projekt auch mit anonymen Ressourcen definiert werden kann. Nützlich ist das zum Beispiel dann, wenn anfangs nicht genau bekannt ist, welcher Mitarbeiter welchen Arbeitsvorgang bzw. Teilschritt später ausführen wird.

Für jede einzelne Ressource lässt sich eine Verfügbarkeit definieren.
Wird diese Verfügbarkeitsgrenze überschritten, sendet das Tool eine Warnung,dass die betreffende Ressource überlastet ist. Notwendig ist das, weil sich Verschiebungen oder Änderungen der Projektschritte natürlich direkt auf die Ressourcenauslastung auswirken.
Beim Projektstart werden die einzelnen Projektschritte aktiviert, den jeweiligen Ressourcen zugeordnet und mit einem Start- und Endetermin versehen. Die Belastung der einzelnen Ressourcen kann an einer Anzeige täglich abgelesen werden.
Für diesen Zweck verfügt das Planungstool über einen Mechanismus, der unter anderem eine automatische Vorwärts- oder Rückwärtsterminierung durchführt. Erledigte Schritte fallen automatisch aus der Planung heraus.
Zusammen mit einem Zeiterfassungsmodul lässt sich der Projektfortschritt zuverlässig schätzen.
Das Planungstool wird in die ERP-Lösung InfoCenter von Staware integriert. Die Implementierung inklusive Mitarbeiterschulung dauert rund drei Tage (Administratorschulung rund zwei Wochen).
Im Komplettausbau liegt der Preis für die Gesamtlösung bei rund 50.000 Euro (15 bis 20 Personen).
Text und Bild können Sie von http://www.fuchs-pressedienst.de herunterladen.

Für Architekten und Ingenieure ist das Zeiterfassung-Modul prädestiniert, „weil es sich an deren Projektabläufe
sehr flexibel und optimal anpassen kann“, sagt Christian Paucksch, Geschäftsführer des Starnberger ERP-Spezialisten Staware GmbH.
Die Lösung garantiere bei einfachster Bedienung immer einen sofortigen Überblick über Projekte,
ohne dass ein zusätzlicher Aufwand für Schnittstellen zwischen eventuell vorhandenen Einzelsystemen nötig sei.
 

Weitere Vorteile des Zeiterfassungs-Moduls:
- Geringer Administrationsaufwand und kurze Einarbeitungszeit (30 Minuten).
- Abrechenbare Stunden können nie verloren gehen, weil diese immer markiert sind.
- Da das Modul komplett in die ERP-Lösung "InfoCenter" integriert ist, sind keine weiteren Stammdaten für Projekte, Ressourcen, etc. notwendig.
- Für jedes Projekt sind neben den Zeitbuchungen auch alle Emails und Dokumente sofort sichtbar.
- Fehler und Fehlbuchungen werden bereits im Vorfeld ausgeschaltet und erfordern somit später keine umständliche Korrektur.
- Eine ausgefeilte Berechtigungsstruktur auf Basis von Abteilungen und Standorten trägt den häufig dezentral organisierten Ingenieurbüros Rechnung.
- Die Rechnungserstellung ist direkt von der erfassten Zeitbuchung möglich.
- Da die Projektumfänge bei Architekten und Ingenieuren nicht immer eindeutig sind,
kann der Anwender bereits in der Zeitbuchung melden, wenn seine Tätigkeit über den ursprünglichen Projektumfang hinausgeht.

So funktioniert die Zeiterfassung mithilfe des Moduls:
Der Anwender wählt das Projekt, das Datum, die Tätigkeit und eine Stundenzahl und kann bereits eine Zeitbuchung erzeugen.
Außerdem steht ihm ein Fakturierbarkeitskennzeichen für die spätere Abrechnung und ein Kommentarfeld zur Verfügung.
Zusätzlich kann er eine persönliche Einschätzung hinsichtlich der Projektfertigstellung abgeben,
die der Projektleiter später dem tatsächlichen Ressourcen- bzw. Budgetverbrauch und der ursprünglichen Projektkalkulation gegenüberstellen kann.
Aufgrund der Integration in die ERP-Lösung „InfoCenter“ verbucht der Anwender die Zeit in wenigen Klicks
und mit höchster Zuverlässigkeit auf das richtige Projekt.
Fehlbuchungen im Vorfeld gehören der Vergangenheit an, ebenso wie die umständliche Eingabe von Projektnummern.
Wahlweise kann die Zeiterfassung per Stundenschätzung oder der Uhrzeiteingabe erfolgen (z.B. für die Abrechnung bei Dienstreisen).
In einem Monatsjournal werden die Zeitbuchungen der Anwender übersichtlich gelistet und tageweise mit den SOLL-Stunden verglichen.
Aus diesem Monatsjournal können Unternehmen eine Anwesenheitsübersicht mit definierbaren Lohnarten und Formeln erstellen.
Daraus wiederum lassen sich automatisch pro Tag/Woche/Monat/Jahr die Überstunden, Nachtzuschläge, Wochenendarbeit, Gleitzeitsaldi, Urlaubstage etc. ermitteln.
Urlaubstage und andere besondere Ausnahmetage korrespondieren direkt mit einem integrierten Terminkalender und sind dort entsprechend markiert.
Die über das Monatsjournal ermittelten Abschlussbuchungen lassen sich sehr einfach für die Erstellung von Lohnabrechnungen exportieren.
Neben dem Monatsjournal generiert die Zeiterfassung auf Wunsch auch SOLL-Stunden auf Basis von Tages- und Wochenzeitmodellen,
mit denen sich komplizierte Teilzeit- und Tarifverträge abbilden lassen.
Die IST-Stunden werden mit Stundensätzen bewertet (z.B. für Vollkosten, Teilkosten, Grenzkosten) und fließen direkt
und ohne extra Berechnungsläufe in das Projektcontrolling ein.
Vollkosten-Beträge lassen sich auch nach Tätigkeit oder in Kombination von Mitarbeiter und Tätigkeit ermitteln.
Zeitbuchungen können für beliebige Ressourcen erstellt werden (Autos, Messgeräte, Räume, etc.).
Deren Reservierungen aus dem Terminkalender können direkt in die Zeiterfassung übernommen werden.
Vor nachträglichen Änderungen bereits abgerechneter Projekte aus der Vergangenheit schützt eine Buchungssperre.
Das Zeiterfassungs-Modul (Preis: 120,00 Euro pro Anwender) beinhaltet verschiedene Rechtestufen, mit denen pro Projekt die Buchungsberechtigung von Mitarbeitern elegant zu regeln ist.
Vom standardmäßigen Buchungsrecht für das Projektteam bis zur Vergabe weitergehender Rechte
für beispielsweise Geschäftsleitung, Controller, Verwaltung oder Abteilungssekretariat.

Die Staware GmbH, 1990 als Einzelgesellschaft gegründet,
ist spezialisiert auf die Entwicklung und Implementierung kompakter ERP-Software mit durchgängigen Prozessen.
Das umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement
(CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.
Die von Staware entwickelten branchenspezifischen und praxisorientierten Lösungen
sind den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden angepasst und bieten langfristige Investitionssicherheit.
ERP-Lösungen von Staware sind vor allem prädestiniert für dienstleistungsorientierte Branchen wie
Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungsgesellschaften.

Mit professionellen DMS-Lösungen können Architekten und Ingenieure Informationen optimal verwalten.
Auf diese Weise stehen aktuelle Projektdaten blitzschnell zur Verfügung und Mitarbeiter sehen, wer welchen Vorgang hat,
wie lange ein bestimmter Vorgang vorliegt und wie dessen aktueller Status ist.
Trotz dieses unschätzbaren Vorteils alleine in der Prozessoptimierung, setzt laut oben genannter VOI-Studie nur eine Minderheit der deutschen Unternehmen eine entsprechende DMS-Lösung ein.
Ein hohes Ausbaupotenzial von professionellen DMS-Lösungen gerade bei Architektur- und Ingenieurbüros
sieht daher Christian Paucksch, Geschäftsführer des Starnberger ERP-Spezialisten Staware GmbH.
Denn viele Architekten und Ingenieure würden zwar ERP- und CRM-Systeme einsetzen. „Dokumente und Informationen müssen sich aber“, so Paucksch, „lückenlos in solche Systeme integrieren lassen,
damit Mitarbeiter umfassend und projektbezogen nach bestimmten Inhalten recherchieren und diese bearbeiten können.“
Zugleich müsse ein intelligentes Konzept vertrauliche Dokumente vor unberechtigtem Zugriff schützen.  

Mit der DMS-Lösung von Staware lassen sich Dokumente aller Art und jeglichen Formats schnell und einfach finden und richtig zuordnen.
 
Grundsätzlich können Anwender dieser DMS Lösung bei der Suche beliebige Kriterien filtern, die beliebig miteinander kombinierbar sind. Unter anderem Anlagedatum und letzte Bearbeitung/Zugriff mit Angabe der Person, Dokumentennummer/-name, Autor, Vorgangsdaten, Personen, Status und Volltext.
Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS-Lösungen verwaltet das Staware-System Dokumente nicht nur adress- und personenbezogen, sondern gleichzeitig auch über Projekte.
Mit dieser beliebigen Verknüpfungsmöglichkeit von Adressen//Personen/Projekten lassen sich auf elegante Weise zu einem bestimmten Vorgang entsprechende Dokumente finden.
Selbstverständlich kann der Anwender aber auch diese Art der Hierarchiestufen (Adressen/Personen/Projekte) ausblenden
und sich alle Dokumente beispielsweise zu einem bestimmten Projekt oder einer Person anzeigen lassen.
Will der Anwender neue Word- oder Excel-Dokumente erzeugen, stehen ihm an die firmeneigene Corporate Identity angepasste Mustervorlagen in beliebigen Sprachen zur Verfügung.
Aktuelle Daten aus einem Vorgang/Projekt/Person werden in die Vorlage automatisch übertragen.
So benötigt der Anwender deutlich weniger Zeit, um Standarddokumente zu erstellen.
 
Beim Anlegen neuer Dokumente gibt das Softwaremodul einen der Firmenrichtlinie entsprechend fest definierten Pfad mit Dateinamen vor.
Damit ist gesichert, dass der Anwender Dokumente gar nicht falsch ablegen kann.
Der Zugriff auf Dokumente lässt sich über diverse Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln.
So darf ein Sachbearbeiter zum Beispiel zwar alle Dokumente innerhalb des Vorgangstyps „Angebot“ sehen, aber nicht die des Vorgangstyps „Wartungsvertrag“.
Weitere Zugriffsrechte können auf der Basis von Gruppen definiert werden (Geschäftsführer, Sekretärin, Projektleiter, Mitarbeiter etc.).
Die Einsicht in die Dokumente anderer Abteilungen ist dann beispielsweise nur dem Niederlassungsleiter gewährt.
 
Damit Anwender den Überblick über Notizen und Dokumente behalten und diese sinnvoll bearbeiten können
archiviert die DMS-Lösung auch ein- und ausgehende E-Mails (Datenbank und/oder EML-Format) und integriert diese automatisch in Projekte bzw. Arbeitsprozesse.
Alle Informationen werden zentral erfasst und sind nicht wie bei herkömmlichen Mailsystemen üblich auf unzählige Postfächer verteilt.
Eingehende E-Mails samt anhängenden Dokumenten werden automatisch beim Empfänger in den vom Administrator definierten Projektverzeichnissen abgelegt,
um sicher zu stellen, dass alle projektrelevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

Die Staware GmbH, 1990 als Einzelgesellschaft gegründet,
ist spezialisiert auf die Entwicklung und Implementierung kompakter ERP-Software mit durchgängigen Prozessen.
Das umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement
(CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.
Die von Staware entwickelten branchenspezifischen und praxisorientierten Lösungen
sind den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden angepasst und bieten langfristige Investitionssicherheit.
ERP-Lösungen von Staware sind vor allem prädestiniert für dienstleistungsorientierte Branchen wie
Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungsgesellschaften.

Mit professionellen DMS-Lösungen lassen sich Informationen optimal verwalten. Beispielsweise können Firmenmitarbeiter sofort sehen, wer welchen Vorgang hat, wie lange ein bestimmter Vorgang vorliegt und wie dessen aktueller Status ist.
Trotz dieses unschätzbaren Vorteils alleine in der Prozessoptimierung setzen laut oben genannter VOI-Studie nur ein Drittel aller deutschen Unternehmen eine entsprechende DMS-Lösung ein. Bemerkenswert dabei ist, dass die meisten von ihnen laut Studie mit den Ergebnissen des DMS-Einsatzes sehr zufrieden sind. Als Gründe werden beschleunigte Dokumentenprozesse, kürzere Zugriffszeiten und Schonung der Ressourcen genannt.
Einziger Wehrmutstropfen: Nicht einmal jeder zweite Mitarbeiter von Unternehmen, die eine DMS-Lösung im Einsatz haben, nutzt diese laut Studie auch tatsächlich. Hinzu komme, dass nur die Hälfte der Nutzer von DMS-Lösungen diese Systeme regelmäßig verwendeten.  
 
Ein hohes Ausbaupotenzial von professionellen DMS-Lösungen sieht daher Christian Paucksch, Geschäftsführer des Starnberger ERP-Spezialisten Staware GmbH. Denn die meisten Unternehmen würden zwar ERP- und CRM-Systeme einsetzen. „Dokumente und Informationen müssen sich aber“, so Paucksch, „lückenlos in solche Systeme integrieren lassen, damit Mitarbeiter umfassend und projektbezogen nach bestimmten Inhalten recherchieren und diese bearbeiten können.“ Zugleich müsse ein intelligentes Konzept vertrauliche Dokumente vor unberechtigtem Zugriff schützen.  
 
Mit der DMS-Lösung von Staware lassen sich Dokumente aller Art und jeglichen Formats schnell und einfach finden und richtig zuordnen.  
Grundsätzlich können Anwender dieser DMS Lösung bei der Suche beliebige Kriterien filtern, die beliebig miteinander kombinierbar sind. Unter anderem Anlagedatum und letzte Bearbeitung/Zugriff mit Angabe der Person, Dokumentennummer/-name, Autor, Vorgangsdaten, Personen, Status und Volltext.  
Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS-Lösungen verwaltet das Staware-System Dokumente nicht nur adress- und personenbezogen, sondern gleichzeitig auch über Projekte. Mit dieser beliebigen Verknüpfungsmöglichkeit von Adressen//Personen/Projekten lassen sich auf elegante Weise zu einem bestimmten Vorgang entsprechende Dokumente finden. Selbstverständlich kann der Anwender aber auch diese Art der Hierarchiestufen (Adressen/Personen/Projekte) ausblenden und sich alle Dokumente beispielsweise zu einem bestimmten Projekt oder einer Person anzeigen lassen.
Will der Anwender neue Word- oder Excel-Dokumente erzeugen, stehen ihm an die firmeneigene Corporate Identity angepasste Mustervorlagen in beliebigen Sprachen zur Verfügung. Aktuelle Daten aus einem Vorgang/Projekt/Person werden in die Vorlage automatisch übertragen. So benötigt der Anwender deutlich weniger Zeit, um Standarddokumente zu erstellen.  
 
Beim Anlegen neuer Dokumente gibt das Softwaremodul einen der Firmenrichtlinie entsprechend fest definierten Pfad mit Dateinamen vor. Damit ist gesichert, dass der Anwender Dokumente gar nicht falsch ablegen kann.  
Der Zugriff auf Dokumente lässt sich über diverse Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln. So darf ein Sachbearbeiter zum Beispiel zwar alle Dokumente innerhalb des Vorgangstyps „Angebot“ sehen, aber nicht die des Vorgangstyps „Wartungsvertrag“. Weitere Zugriffsrechte können auf der Basis von Gruppen definiert werden (Geschäftsführer, Sekretärin, Projektleiter, Mitarbeiter etc.). Die Einsicht in die Dokumente anderer Abteilungen ist dann beispielsweise nur dem Niederlassungsleiter gewährt.
 
Damit Anwender den Überblick über Notizen und Dokumente behalten und diese sinnvoll bearbeiten können archiviert die DMS-Lösung auch ein- und ausgehende E-Mails (Datenbank und/oder EML-Format) und integriert diese automatisch in Projekte bzw. Arbeitsprozesse. Alle Informationen werden zentral erfasst und sind nicht wie bei herkömmlichen Mailsystemen üblich auf unzählige Postfächer verteilt.  
Eingehende E-Mails samt anhängenden Dokumenten werden automatisch beim Empfänger in den vom Administrator definierten Projektverzeichnissen abgelegt, um sicher zu stellen, dass alle projektrelevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

Die Haacke + Haacke GmbH & Co. KG ist seit 125 Jahren am Markt und gilt als einer der Branchenführer. Jährlich erreichen das Fertigbauunternehmen aus Celle bis zu mehrere Tausend Anfragen von Interessenten, die es zuverlässig, schnell und kompetent zu beantworten gilt. Dafür sowie für die Administration, Durchführung, das Timing und die Auswertung von Bauprojekten ist eine umfassende ERP-Lösung erforderlich (Enterprise Ressource Planning).

Diese muss nicht nur eine hohe Datenverfügbarkeit bieten, sondern einen extrem schnellen Zugriff auf die Datenbank gewährleisten. Da die Fertighausbranche aufgrund ihres Produktangebots naturgemäß sehr individuelle Anforderungen an Projektmitarbeiter stellt, muss die ERP-Lösung flexibel sein und individuelle Anpassungen erlauben sowie wegen des enormen Datenwachstums skalierbar sein. Erforderlich ist außerdem ein modularer Aufbau, die den bedarfsorientierten Einsatz der Software und damit eine genaue Steuerung der internen Kosten erlaubt.

Für all diese Anforderungen setzt Haacke + Haacke auf die Lösungen des Starnberger ERP-Spezialisten Staware. Denn diese ERP-Software umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumenten-management (Workflow, CRM, DMS, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.

Der konkrete Einsatz der Staware-Software bei Haacke + Haacke umfasst folgende Bereiche:
- Anfragen von Interessenten.
Hier müssen u.a. Adressdaten erfasst, Fachberater zugewiesen, erste Informationen gedruckt und versendet sowie Gesprächsinformationen dokumentiert und archiviert werden.
- Projektplanung.
Ist aus dem Interessenten ein Kunde geworden, müssen Teilprojekte erstellt und die Vorgänge hinterlegt und verwaltet sowie relevante Dokumente eingescannt werden. Teilprojekte sind mithilfe einer detaillierten Terminliste in das Gesamtprojekt einzubinden.
- Produktionsfreigabe.
Hier sind alle relevanten (zentralen) Informationen zu Kaufvertrag, Bankbürgschaften, Baugenehmigungen und der Verfügbarkeit von Ressourcen und Material auf einen Blick zur Verfügung zu stellen und zu prüfen.
- Buchhaltung.
Erstellung von Rechnungen und Kreditoren-/Debitoren-Überwachung.
- Archivierung.
Alle Projektdaten werden von der Anfrage über die Projektplanung und -durchführung bis hin zum Kundenservice zum sofortigen Zugriff hinterlegt und für spätere Zugriffe von Kundendienstmitarbeitern oder zu Recherchezwecken archiviert.

Annähernd 100 der rund 120 Angestellten und Handelsvertreter des Fertigbauunternehmens benutzen die ERP-Software von Staware. Abteilungen und Personen haben spezielle Rechte auf Projekte, Vorgänge, Dokumente und Zusatzdatenfelder. Somit ist ein durchgängiger Workflow garantiert, gleichzeitig können die Informationen aber nicht von unautorisierten Personen geändert oder gelöscht werden.

Ein eigener Mailclient sorgt für die Weitergabe von Informationen und Dokumenten auch an Außendienstmitarbeiter. Demnächst sollen auch via 'Black Berry' über eine webbasierende Oberfläche Informationen an Servicemitarbeiter fließen. Die Bedienung der ERP-Software ist unproblematisch und schnell erlernbar. Die jährlich rund zehn neuen Auszubildenden bei Haacke + Haacke sind nach einer Einarbeitungszeit von rund ein bis zwei Wochen eingearbeitet und können selbständig damit arbeiten.

Die ERP-Software läuft bei Haacke + Haacke unter Windows Server 2003 und Citrix 4.0, als Datenbank dient Oracle 9i, als Clientbetriebssysteme finden Windows XP und Vista Verwendung.

Die ERP-Software InfoCenter der Starnberger Staware GmbH umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement
(CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.

Auf all diese "InfoCenter"- Daten können Anwender per PDA zugreifen,
wobei eine regelmäßige Synchronisation für die Aktualität von Kontakten, Terminen, Notizen, Aufgaben oder E-Mails zwischen "InfoCenter" und PDA sorgt.
Der Anwender drückt lediglich auf den Knopf seines PDA's, wenn er synchronisieren möchte.
Die Synchronisation ist praktisch weltweit von jedem Punkt aus möglich (per Internet, WLAN, GPRS etc.).

Die ERP-Software von Staware ist durch ihre mobilen Einsatzmöglichkeiten prädestiniert für mittelständische Unternehmen unterschiedlicher Dienstleistungsbranchen,
beispielsweise Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros oder Immobilienverwaltungsgesellschaften.

Nicht nur Vertriebsmitarbeiter haben so jederzeit und fernab des Firmensitzes einen Überblick zum Beispiel über Veränderungen von Services,
neuen Produkten, Preislisten, Kundenprofilen, firmeninterne Vorgänge etc.
Auch in der Warenwirtschaft und Lagerverwaltung beispielsweise bietet der mobile Zugriff auf die Daten der ERP-Software enorme Vorteile.
So entfallen Fehlermöglichkeiten bei Buchungsvorgängen mit manuellem Übertrag in das ERP-System, weil nach der digitalen Erfassung die Daten sofort in das ERP-System synchronisiert werden.
Intelligente Prüfregeln verhindern Fehlbuchungen.

Um größtmögliche Sicherheit der Firmendaten beim Datentransfer zu gewährleisten, können die Zugriffsrechte genau definiert werden.
Für jeden PDA und Datentyp (Kontakte, Termine, Aufgaben etc.) ist die Synchronisierungsart ("Lesen", nur "Schreiben" und "Lesen und Schreiben = Synchronisieren") einstellbar; nicht auf dem PDA, sondern immer auf dem Firmenserver.
Der Administrator kann diese Einstellungen individuell für jeden PDA-Nutzer treffen. Somit lässt sich verhindern, dass beispielsweise bestimmte Kontaktdaten fehlerhaft oder durch nicht Berechtigte überschrieben werden.
Jeder Anwender kann die mit seinem PDA zu synchronisierenden Daten (innerhalb seiner Berechtigungen für den gesamten Datenbestand) nach individuellen Regeln zusammenstellen. Spezielle Sicherheitsmechanismen sorgen für einen zuverlässigen Datentransfer, vor allem beim Schreiben der Daten vom PDA in die "InfoCenter"-Datenbank auf dem firmeninternen Server.

Die Installation in das Firmennetzwerk ist generell äußerst einfach. Der PDA benötigt keine spezielle Client-Software (Hotsync, Active Sync etc.). Da PDAs in aller Regel standardmäßig mit dem offenen Protokoll Sync ML ausgerüstet sind,
ist lediglich die auf dieses Protokoll abgestimmte Synchronisationssoftware Sync Server Pro 3.0 auf dem Firmenserver notwendig.

In Halle 5, Stand E 48/2, präsentiert der Starnberger ERP-Spezialist mit "DokuCenter" ein Software-Modul, mit dessen Hilfe sich Dokumente aller Art und jeglichen Formats schnell und einfach finden und richtig zuordnen lassen.
Grundsätzlich können Anwender der Dokumentenmanagement-Lösung bei der Suche beliebige Kriterien filtern, die beliebig miteinander kombinierbar sind.
Unter anderem handelt es sich dabei um Anlagedatum und letzte Bearbeitung/Zugriff mit Angabe der Person, Dokumentennummer/-name, Autor, Vorgangsdaten, Personen, Status und Volltext.

Im Gegensatz zu herkömmlichen ERP-Lösungen verwaltet "Dokucenter" Dokumente nicht nur adress- und personenbezogen, sondern gleichzeitig auch über Projekte.
Mit dieser "hierarchischen" Suche entlang von Adressen//Personen/Projekten, die nach Belieben verknüpft werden können, lassen sich auf elegante Weise zu einem bestimmten Vorgang entsprechende Dokumente finden.
Selbstverständlich kann der Anwender aber auch diese Art der Hierarchiestufen (Adressen/Personen/Projekte) ausblenden und sich alle Dokumente beispielsweise zu einem bestimmten Projekt oder einer Person anzeigen lassen. Per Doppelklick öffnen sich die einzelnen Dokumente.

Will der Anwender neue Word- oder Excel-Dokumente erzeugen, stehen ihm an die firmeneigene Corporate Identity angepasste Mustervorlagen in beliebigen Sprachen zur Verfügung, in die automatisch, zuverlässig und ohne Beeinträchtigung des Gesamtsystems Daten aus dem gerade aktuellen Kontext eines Vorgangs und/oder Projekts übertragen werden (z.B. Dokumentennummer, Anschrift, Briefanrede, angemeldeter Sachbearbeiter, Kurzzeichen etc.).
Das System arbeitet auch dann zuverlässig, wenn bereits erstellte Dokumente aufgrund von geänderten Eckdaten modifiziert werden müssen.
Auf diese Weise benötigt der Anwender deutlich weniger Zeit, um Standarddokumente zu erstellen.

Sobald der Anwender ein neues Dokument erzeugt, gibt das Softwaremodul einen der Firmenrichtlinie entsprechend fest definierten Pfad mit Dateinamen vor.
Damit ist gesichert, dass der Anwender Dokumente im Explorer erst gar nicht falsch ablegen kann.
Nicht zuletzt aus diesem Grund benötigt der Anwender weder für die Dokumentanlage noch für den Dokumentenzugriff den Explorer, sondern einzig die ERP-Lösung von StaWare.

Der Zugriff auf Dokumente lässt sich über diverse Berechtigungen innerhalb von Vorgangstypen, Dokumentenarten und in einzelnen Projekten regeln.
So darf ein Sachbearbeiter zum Beispiel zwar alle Dokumente innerhalb des Vorgangstyps "Angebot" sehen, aber nicht die des Vorgangstyps "Wartungsvertrag".
Weitere Zugriffsrechte können auf der Basis von Gruppen definiert werden (Geschäftsführer, Sekretärin, Projektleiter, Mitarbeiter etc.) und können zudem innerhalb des Unternehmens nach Abteilungen differenzieren.
Die Einsicht in die Dokumente anderer Abteilungen ist dann beispielsweise nur dem Niederlassungsleiter gewährt.
Zusätzlich bietet das Dokumentenmanagement-Modul eine Versionsverwaltung von Dokumenten, die bestimmten Mitarbeitern nur die aktuelle Version eines Dokuments zeigt, während der Autor selbst alle Versionen sieht.

In Halle 5, Stand E 48/2, präsentiert der Starnberger ERP-Spezialist mit "MailCenter" ein Modul, das ein- und ausgehende E-Mails archiviert (Datenbank und/oder EML-Format) und in Projekte bzw. Arbeitsprozesse automatisch integriert. Alle Informationen werden zentral erfasst und sind nicht wie bei herkömmlichen Mailsystemen üblich auf unzählige Postfächer verteilt.
Projektmitarbeiter können die E-Mails per Drag&Drop mit einem Projekt verbinden. Die Anwender haben somit nicht nur jederzeit die gesamte externe und interne Kommunikation hinsichtlich eines Projekts bzw. Arbeitsprozesses auf einen Blick vor Augen, sondern sie können die E-Mails nach beliebigen Kriterien filtern (Projektnummer, Volltext, Absender, Datum, Indexsuche etc.).

Eingehende E-Mails samt anhängenden Dokumenten werden automatisch beim Empfänger in den vom Administrator definierten Projektverzeichnissen abgelegt, um sicher zu stellen, daß alle projektrelevanten Informationen jederzeit verfügbar sind. Dabei ist eine interne manuelle Weiterleitung von E-Mails nicht mehr nötig, zum Beispiel wenn eine ganze Gruppe von Personen mit einem Projekt betraut ist. Denn sie erhalten automatisch die E-Mails zur Kenntnisnahme und können mit Hilfe einer speziellen Funktion ("Forum") alle Informationen und Dokumente sofort sehen. Unterstützt werden die Anwender darüber hinaus durch einen komfortablen Mail-Client, der die effiziente Kommunikation auch mit externen E-Mail-Empfängern erlaubt.

Mit der Lösung ist es möglich, E-Mail-Postfächer zwischen einzelnen Mitarbeitern aufzuteilen. Das funktioniert so: Mit einem Mausklick auf die jeweilige Signatur im Mail-Client wählt der Mitarbeiter seine gerade für diese E-Mail benötigte Position (zum Beispiel vertrieb@musterfirma.de oder support@musterfirma.de). Gleichzeitig ändert sich automatisch der Text in der jeweiligen Signatur, beispielsweise verschwinden Telefondurchwahl und/oder Handynummer. Die jeweiligen Postfächer (zum Beispiel vertrieb@musterfirma.de) können sich unterschiedlich viele Mitarbeiter teilen. Die E-Mails laufen zwar nur einmal ein, aber jedem Mitarbeiter wird ein neues E-Mail signalisiert und er erhält direkten Zugriff. Bearbeitet ein Mitarbeiter den Vorgang, verschwindet dieser aus der Postliste der anderen Mitarbeiter automatisch. Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter die Anzeige des Posteingangs auf einen oder mehrere von ihm benannten Vertreter einstellen. Die E-Mails landen zwar nach wie vor in seinem Postfach, aber während der Postumleitung werden diese E-Mails (und nur diese E-Mails) dem Vertreter signalisiert und von ihm verarbeitet.

Weitere Vorteile der E-Mail-Lösung:
- Feste Signaturen für Corporate Identity sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild von versendeten E-Mails in Format und Signatur
- Individualisierte Serien-E-Mails
- Autoreply mit individualisierten E-Mail-Entwürfen
- Trennung von privaten und beruflichen E-Mails.

Das E-Mail-Modul basiert auf der ERP-Lösung "InfoCenter". Diese Unternehmenssoftware umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement (CRM, DMS, CTI, Groupware, Workflow etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.

In Halle 5, Stand E 48/2, präsentiert der Starnberger ERP-Spezialist unter anderem ein Projektsteuerungs-Modul, das dem Projektleiter alle notwendigen Werkzeuge für Kalkulation, Angebotserstellung, Auftragsverwaltung, interne Budgetierung, Kostenerfassung, Controlling und Abrechnung bietet.

Sowohl der Projektplan als auch der Status einzelner Aufgaben und Vorgänge innerhalb eines laufenden Projekts lassen sich mit Hilfe des Moduls in einem integrierten sogenannten "GANTT"-Diagramm zeigen.
Zusätzliche Aufgaben können dabei jederzeit per Drag & Drop eingefügt bzw. laufende Arbeitsschritte umdisponiert werden.
Die zeitliche Abfolge aller Aktivitäten wird dabei immer automatisch aktualisiert und grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.

Auf diese Weise ist der Projektleiter immer über den laufenden Projektstand informiert und Engpässe und/oder Terminüberschreitungen lassen sich vermeiden, zum Beispiel wenn sich die Anforderungen des Kunden während eines Projekts ändern.
Die Software verteilt die nötigen Arbeitsvorgänge auf die Projektlaufzeit und prüft in einem Vorgang, ob das Projektende erreichbar ist.
Von Vorteil dabei ist, dass der Projektleiter die erledigten Arbeitsschritte nicht per Hand markieren muss, sondern alle Vorgänge automatisch im Projektplan durch die verantwortlichen Sachbearbeiteraktionen fortgeschrieben und abgeschlossen werden.
Dies erlaubt bei geänderten Kennzahlen eine flexible Neuplanung mit Zeiterfassung und Anzeige der Ressourcenauslastung, des Projektfortschritts und der Kostenentwicklung.

Das Projektsteuerungs-Modul basiert auf der ERP-Lösung "InfoCenter".
Diese Unternehmenssoftware umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement (CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.

Die Staware GmbH präsentiert ihre ERP-Lösungen auf der CeBIT (Halle 5,
Stand E 48/2). Ansprechpartner: Christian Paucksch.

StaWare bietet branchenspezifische und praxisorientierte Lösungen

Im Mittelpunkt des Produktportfolios steht "InfoCenter". Diese Unternehmenssoftware umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement (CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.

ERP-Lösungen von StaWare sind prädestiniert für mittelständische Unternehmen der Dienstleistungsbranche, hier vor allem Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Immobilienverwaltungsgesellschaften sowie Steuerberatungskanzleien.
Darüber hinaus verfügt der Starnberger ERP-Spezialist über besondere Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Unternehmenssoftware für Unternehmensberatungsgesellschaften, Verwaltungsbehörden, Softwareproduzenten, Fertighaushersteller, Agenturen und Zertifizierungsstellen.

Anwender profitieren von der Unternehmenssoftware von StaWare dadurch, daß:

• Prozesse und Vorgänge vereinfacht und automatisiert werden,
• die Produktivität an jedem Arbeitsplatz gesteigert wird,
• Mitarbeiter schnell nach unternehmensrelevanten Informationen aller Art recherchieren können,
• die Lösungen branchenspezifisch zugeschnitten sind.

Die ERP-Lösungen von StaWare sind in der PC-Version einsatzfähig für Windows 2000, Windows XP oder Windows Vista und alle Terminalserver. Die Datenbank läuft auf Oracle ab Version 9.2.07.
"Mit unserer ERP-Software sind mittelständische Dienstleister in der Lage, durchgängig all ihre Unternehmensprozesse einheitlich und standardisiert abzubilden", sagt Christian Paucksch. Die aus den Prozessen resultierenden Informationen, so der Geschäftsführer der Sta*Ware GmbH, ließen sich schnell, transparent und automatisch an die richtigen Empfänger weiterleiten -- vom E-Mail-Eingang bis zum Projektabschluss.

Die StaWare GmbH, 1990 als Einzelgesellschaft gegründet, ist spezialisiert auf die Entwicklung und Implementierung kompakter ERP-Software mit durchgängigen Prozessen.
Das umfasst einerseits die Informationsverteilung und das Vorgangs- bzw. Dokumentenmanagement (CRM, DMS, Workflow, CTI, Groupware etc.), andererseits die komplette Palette für den kaufmännischen Bereich (Kalkulation, Projektplanung und -steuerung, Zeiterfassung, Faktura, BWA etc.) mit Schnittstellen zu gängigen Finanzbuchhaltungslösungen.
Die von StaWare entwickelten branchenspezifischen und praxisorientierten Lösungen sind den Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden angepasst und bieten langfristige Investitionssicherheit.
ERP-Lösungen von StaWare sind vor allem prädestiniert für dienstleistungsorientierte Branchen wie Ingenieur-, Architektur- und Planungsbüros, Fertighaushersteller, Immobilienverwaltungen, Steuerberater, Verwaltungsbehörden und Unternehmensberatungsgesellschaften.